Основен Друго Как да търсите по-интелигентно в Mail
Друго

Как да търсите по-интелигентно в Mail

Как даTabletS 13 април 2014 г., 20:00 PDT

[Бележка на редактора: Тази статия е откъс от Поемете контрола над Apple Mail , достъпен за изтегляне от TidBITS Publishing за . Електронната книга от 175 страници, която обхваща Mail както за Mavericks, така и за iOS 7, надхвърля търсенето в Mail, за да предостави основни съвети за настройка, персонализиране, използване и отстраняване на неизправности, независимо дали използвате Gmail, iCloud, Exchange или IMAP – или няколко акаунта. ]



Функцията за търсене на Spotlight на OS X автоматично индексира всички съобщения в Apple Mail за супер бързо търсене и можете да търсите тези съобщения или в Mail, или с помощта на общосистемното меню Spotlight.

Но Mail не се ограничава до прости текстови търсения. С гъвкава система от токени за търсене (които обяснявам след малко), булеви търсения и други опции, можете да намерите почти всяко съобщение, което можете да опишете. Можете дори да запазите търсене, като го преобразувате в интелигентна пощенска кутия, както описвам в края на тази статия.





kissell mail откъс търсене1

Докато въвеждате дума за търсене, предложените заявки се появяват в списък. Изберете Съобщение съдържа (както е показано тук), а Mail търси съдържанието на съобщението за всичко, което е в полето за търсене.

Извършете основно търсене

За да намерите имейл съобщение, започнете с (по избор) избиране на една или повече пощенски кутии в страничната лента на Mail, за да ограничите търсенето си до тези пощенски кутии. След това започнете да въвеждате заявката си в полето за търсене в лентата с инструменти на Mail. (За да преминете направо към полето за търсене, натиснете Command-Option-F.) Mail започва да показва резултати в списъка със съобщения незабавно — понякога дори преди да приключите с въвеждането.



За да скриете резултатите и да се върнете към списъка със съобщения, щракнете върху иконата X в полето за търсене.

Използвайте предложения и токени Докато въвеждате думата си за търсене, полето за търсене показва падащ списък с предложения – не на съответстващи съобщения, а на текст или други елементи, които Mail смята, че може да търсите. Ако видите това, което търсите в списъка, можете да си спестите малко въвеждане, като просто го изберете, или като щракнете върху него, или като използвате клавишите със стрелки, за да маркирате елемента и след това да натиснете Return.

kissell mail откъс търсене2

Изберете името на човек от категорията Хора на списъка с предложения и се появява токен за търсене с името на този човек.

Ако игнорирате списъка с предложения или изберете избора по подразбиране в горната част (Съобщението съдържа:), Mail просто търси цели съобщения (включително заглавки и метаданни) за този буквален текст.

Ако Mail забележи, че всичко, което сте въвели, е част от име, имейл адрес, дата, тема или друго заглавие на съобщението, може да покаже съответния пълен елемент в списъка. Изберете един от тези елементи (например името на подателя) и Mail капсулира елемента в малко сив балон. Този балон е а токен за търсене — единица, която функционира като специален, регулируем термин за търсене. Токените са страхотни, защото правят търсенето по-малко податливо на грешки и по-лесно за манипулиране.

kissell mail откъс търсене3

Различните токени предлагат различен избор на контекст.

Когато казвам, че токенът е регулируем, имам предвид, че можете да промените контекста на това къде Mail търси термина. Например, когато търсите човек, можете да стесните търсенето до съобщения от този човек, до този човек или където името на лицето е споменато някъде в съобщението – просто щракнете върху малката стрелка от лявата страна на токена и изберете желания контекст от изскачащото меню, което се показва. По същия начин, когато маркерът за търсене е дума за тема, можете да ограничите търсенето само до теми на съобщения.

най-добрите приложения за водене на бележки на ipad

Не можете да принудите Mail да направи токен за търсене; можете да вземете само това, което предлага. Но имената, имейл адресите, думите на темата и определени изрази, подобни на дата (като вчера и май 2012 г.) често произвеждат токени.

kissell mail търсене на откъс4

Търсенето може да включва множество токени, заедно с произволен текст. Mail търси само съобщения, които отговарят на всички думи за търсене.

Освен това не сте ограничени да използвате само един жетон. След като изберете заявка за търсене, за да я изберете като токен, можете да добавите още токени, ако желаете, и можете също да включите допълнителен текст, който не е токен, за да търсите. Само не забравяйте, че каквото и да въведете в полето за търсене, по подразбиране Mail търси съобщения, съдържащи всичко тези термини.

Настройте обхвата на търсене Освен че предлага предложения за търсене, Mail прави още една промяна в интерфейса си, когато започнете да въвеждате дума за търсене. Лентата с предпочитани, точно под лентата с инструменти, се променя фино, за да предостави контроли за ограничаване или разширяване на обхвата на търсене (например само една пощенска кутия или всички пощенски кутии).

Опциите, които можете да изберете, са както следва:

  • Всички: Щракнете върху този елемент и Mail търси съобщения във всички пощенски кутии (включително Изпратени и Чернови) за текста, който сте въвели.
  • Име на пощенска кутия : Ако сте имали избрана една пощенска кутия, когато сте започнали да търсите, името на тази пощенска кутия се появява в лентата Предпочитани. Щракнете върху него, за да ограничите търсенето до тази пощенска кутия. Можете също да изберете всяка пощенска кутия или интелигентна пощенска кутия, която вече е в лентата с предпочитани.
  • Избрани пощенски кутии: Ако сте избрали повече от една пощенска кутия, щракнете върху това, за да търсите във всички (и само) тези пощенски кутии.
  • Запазване: Щракнете върху този бутон, който се намира най-вдясно на лентата с предпочитани, за да създадете интелигентна пощенска кутия (обсъдено по-долу).

Търсене на фраза

За търсене на точна последователност от думи, като напр тъмнозелена риза , поставете кавички около фразата: |_+_|. Без кавичките, Mail съответства на съобщения, съдържащи и трите от тези думи, навсякъде в съобщението, така че, например, Г-н Грийн облече червената си риза след мръкване би съвпадало. С кавичките само фраза като Г-н Грийн облече тъмнозелената си риза би съвпадало.

Използвайте булеви изрази

Булевото търсене е това, което използва логическите оператори И, ИЛИ и НЕ, заедно с незадължителни скоби, за да помогне за стесняване на резултатите по различни начини – например съобщения, съдържащи или Джак или Джил , и двете Джак и Джил , или Джак но не Джил . Mail може да извършва булеви търсения, но само в съдържанието на съобщението, а не в заглавките (като Тема, От или Дата).

Когато използвате булеви оператори, винаги използвайте главни букви—|_+_|, |_+_| и |_+_|—така че Mail не търси действителните думи и , или , и не . Можете да използвате знак минус (-) като пряк път за |_+_|, така че ако напишете |_+_| в полето за търсене ще видите списък с всички съобщения, които съдържат Джак, но не и Джил.

kissell mail откъс търсене5

Лентата с предпочитани ви позволява да стесните (или разширите) обхвата на търсенето.

Търсене по период от време

За да търсите съобщения в диапазон от дати, въведете датите, като използвате формата |_+_|—например |_+_| за 26 декември 2011 г. до 15 април 2012 г. (Не очаквайте обаче токени да се появят тук, тъй като това се случва само за общи единици, като например цял месец.) Можете, разбира се, да комбинирате дати с друг текст. Например |_+_| намира съобщения с дата между 3/1/2012 и 4/11/2012, които съдържат думата резервни копия .

как да екранирам огледало на mac

Търсене в текущото съобщение

Ако искате да намерите текст в рамките на избрано съобщение или разговор (за разлика от намирането на самите съобщения), можете да изберете Edit > Find > Find (или натиснете Command-F), за да покажете поле за вградено търсене точно над съдържанието на съобщението. Докато пишете в това поле, Mail незабавно подчертава всички съвпадащи термини в текущото съобщение или разговор. Можете да използвате бутоните със стрелки, за да се придвижвате от един мач към друг; щракнете върху Готово, за да отхвърлите полето за търсене.

За да извършите действие за намиране и замяна (което е възможно само в съобщения, които съставяте, а не във входящи съобщения), поставете отметка в квадратчето Замяна до полето за вградено търсене, за да се покажат допълнителни контроли.

Работете по-интелигентно с интелигентни пощенски кутии

Интелигентните пощенски кутии се появяват във вашата странична лента заедно с обикновените пощенски кутии, но те не са наистина пощенски кутии - те сами по себе си не съдържат данни. Вместо това интелигентната пощенска кутия е запазена заявка за търсене, която показва съобщения, съхранени в други пощенски кутии, които отговарят на конкретните критерии за търсене на интелигентната пощенска кутия. Вие настройвате условията за търсене на интелигентната пощенска кутия и получавате динамична папка, която винаги показва съобщенията, отговарящи на тези условия, независимо от действителното местоположение на съобщенията.

kissell mail откъс от smartmailbox

Най-лесният начин да създадете интелигентна пощенска кутия е да запазите търсене и след това да промените критериите за търсене (ако желаете) тук.

Създайте интелигентна пощенска кутия Mail предоставя два начина за създаване на интелигентни пощенски кутии. Най-лесният начин е да запазите търсене, както описвам по-долу. Вместо това обаче можете да започнете да създавате интелигентна пощенска кутия от нулата, като изберете Пощенска кутия > Нова интелигентна пощенска кутия или щракнете върху бутона плюс (+) в долната част на страничната лента на Mail и изберете Нова интелигентна пощенска кутия от изскачащото меню.

Следвайте тези стъпки, за да настроите интелигентна пощенска кутия:

  1. Въведете текст за търсене в полето за търсене в горния десен ъгъл на главния прозорец на Mail. Използвайте всеки от обичайните критерии за търсене, които Mail поддържа, с изключение на булеви оператори; изберете къде Mail трябва да търси съответстващи съобщения (в една или повече конкретни пощенски кутии или Всички — за съжаление, интелигентните пощенски кутии не работят с избрани пощенски кутии, избрани в лентата с предпочитани); и изберете кои части от съобщението да търсите (определено заглавие или цяло съобщение).
  2. Щракнете върху бутона Запиши от дясната страна на лентата за търсене/предпочитани. Появява се диалогов прозорец, показващ вашите критерии за търсене в по-структурирана форма, която можете допълнително да редактирате.
  3. Въведете име за интелигентната пощенска кутия (или запазете името Mail се попълва автоматично).
  4. За да добавите ново условие, щракнете върху бутона плюс (+) вдясно от съществуващо условие и след това конфигурирайте новото условие. Например, можете да попълните някое от следните: |_+_| или |_+_| или |_+_| или |_+_|. (За да изтриете условие, щракнете върху бутона минус (–) до него.)
  5. Ако вашата интелигентна пощенска кутия има само едно условие, преминете към стъпка 6. В противен случай трябва да изберете Any или All от съответното изскачащо меню в горната част на диалоговия прозорец. Всякакви , като булев ИЛИ, означава, че ако някое от условията съвпада със съобщение, съобщението се появява в резултатите. Например, за да покажете всяко съобщение от майка си, брат или сестра си в интелигентна пощенска кутия на семейството, трябва да посочите подходящите три условия (като |_+_|) и да изберете Всяко от изскачащото меню. всичко , като булев AND, работи, ако искате съобщенията да се показват само ако са изпълнени всичките ви условия. Пример е показването на съобщение само ако е от вашия борсов брокер и е непрочетено и е получено днес.
  6. Решете дали искате интелигентната пощенска кутия да изброява съобщенията, намерени във вашите папки Кошче или Изпратени.
  7. Щракнете върху OK.

Mail добавя нова интелигентна пощенска кутия към вашата странична лента с избраното от вас име и критерии. Ако щракнете върху тази икона на пощенска кутия, тя първоначално трябва да показва точно същите съобщения като вашето търсене. Докато получавате и изтривате съобщения, които отговарят на вашите критерии, списъкът автоматично ще се актуализира, за да отразява най-новите съвпадения на съобщения.

Предложения за интелигентна пощенска кутия Ето любимите ми предложения за създаване на интелигентни пощенски кутии:

  • Показване на цялата кореспонденция с конкретен човек: Изберете Всякакви от изскачащото меню в горната част. Добавете две условия, |_+_| и |_+_|, като и двете включват имейл адреса на другото лице. (За да покажете разговори с повече от един човек, създайте нова група с контакти с всички имена, които искате да включите, и вместо |_+_| изберете |_+_|. След това добавете |_+_| условия за всеки човек в групата поотделно.) Уверете се, че сте избрали Включете съобщения от изпратени така че Mail също показва всички съобщения, които сте изпратили до този човек. За още по-добри резултати, когато преглеждате тази интелигентна пощенска кутия, изберете Преглед > Организиране по разговор, за да покажете всичките си обмени в разговор с нишки.
  • Показване на скорошни непрочетени съобщения: Ако използвате правила за преместване на съобщения в различни пощенски кутии, може да ви хареса да виждате всичките си непрочетени съобщения — където и да се намират — на едно място. Ако желаете, ограничете интелигентната пощенска кутия до съобщения, получени през последния ден (или няколко дни).
  • Намерете прикачени файлове в Изпратени: Ако често изпращате снимки или други големи прикачени файлове, техните копия във вашата пощенска кутия за Изпратени могат да заемат много място и вероятно имате оригиналите другаде на вашия Mac. Направете интелигентна пощенска кутия с две условия: |_+_| и |_+_|. От време на време проверявайте тази пощенска кутия; за да премахнете прикачените файлове от тези съобщения, изберете съобщенията и изберете Съобщение > Премахване на прикачени файлове.
  • Потърсете членове на групата: Използвайте |_+_| опция за търсене на съобщения от хора в една от вашите групи контакти. И, да, можете дори да се позовавате на интелигентни групи, които сте създали в приложението Контакти, така че когато информацията за вашите контакти се променя, съдържанието на интелигентната пощенска кутия проследява автоматичните промени в членството на интелигентна група.
  • Станете по-гъвкави от Всички и Всички: Ако използвате |_+_| условие, съдържанието на една интелигентна пощенска кутия може да зависи от друга интелигентна пощенска кутия. Това е удобно, когато имате толкова сложен набор от условия, че Всички и Всички са твърде ограничени. Например, може да имате една интелигентна пощенска кутия, която изброява съобщения от всеки (Всяко) от няколко приятели, и друга, която изброява съобщения, които са както в първата интелигентна пощенска кутия, така и (Всички), маркирани като висок приоритет.